Né aux États-Unis dans les années 50, le concept de l’open space est, encore aujourd'hui, le must de l'aménagement de bureaux. En France, et partout dans le monde, des millions d'employés travaillent en open space, mais de nos jours, ce type d'aménagement devient de moins en moins populaire.
En effet, les open-space connaissent une vague de presse négative affirmant qu'ils entravent la productivité (de presque 15%) et ont un impact négatif sur les travailleurs, qui tombent plus souvent malades et ont du mal à se concentrer.
Il est donc grand temps de faire le point sur les avantages et les inconvénients de l'aménagement en open space et, d'envisager une nouvelle façon d'aménager son espace de travail avec le travail basé sur l'activité (ou aménagement en Activity Based Working).
On ne le dira jamais assez, la collaboration est bénéfique, en particulier pour les fonctions telle que le marketing, où l'interaction peut amener de meilleures idées. En open space, il est plus facile de demander l'avis de son collègue de façon informel, sans devoir planifier et préparer une réunion. De manière générale, les environnements en open space ont tendance à encourager les employés à travailler ensemble, bien plus que les environnements en bureaux privés.
Les open spaces peuvent plus facilement s'adapter à des augmentations d'effectifs ou à des réorganisations de groupes, s'il advenait des changements dans la structure de l'entreprise.
Les coûts d'aménagement d'open spaces peuvent être 20% inférieurs, puisqu'il n'y a pas besoin de construire beaucoup de murs, de cloisons, et de cabines.
Grâce à une meilleure circulation de l'air et de la lumière, les open spaces permettent de faire des économies d'énergie, en réduisant les dépenses de chauffage, de climatisation et d'électricité. Les open space permettent aussi une réduction des dépenses d'équipement de bureau puisque les imprimantes, copieurs et autres fournitures de bureau sont maintenant partagés.
Ils empêchent les employés de se concentrer sur leur travail et de mener leurs activités à bien. Il en résulte une baisse de productivité, en particulier pour les activités qui nécessitent de la concentration, comme les finances, la comptabilité ou les ressources humaines. De manière générale, les open spaces sont davantage perçu comme un espace de collaboration qu’un espace de travail propice à la concentration.
Manque d'intimité en open space, les écrans d'ordinateur sont facilement visibles par les collègues. Il est également difficile de tenir une conversation téléphonique sans être écouté. L'impression de se sentir surveillés peut-être une source de préoccupation et de stress. Ce manque de confidentialité peut aussi être problématique, notamment en terme d'éthique pour le personnel juridique ou les ressources humaines.
En particulier pour les statuts Senior de l'entreprise qui estiment avoir mérité leur bureau privé. Leur insatisfaction peut avoir un impact négatif sur la productivité et le rendement au travail.
En open space, et qui plus est, en flex office, les employés ont deux fois plus de chance de tomber malade. Or pour les salariés, l’hygiène et à la sécurité au sein de l’espace de travail, incluant la distanciation physique, sont particulièrement importants en ces temps post-pandémiques.
Un espace de travail basé sur l'activité (ABW) est ce qui semble être le juste-milieu entre un aménagement en bureaux privés et un aménagement en open space. Il s'agit de proposer différents types de salles adaptées aux différentes activités. L'objectif : augmenter la productivité en offrant aux travailleurs une variété d'endroits où travailler.
Par exemple, l'équipe juridique d'une entreprise aurait besoin d'un espace calme avec des bureaux privés ou semi-privés tandis que l'équipe marketing aurait besoin d'une grande pièce colorés, et de tableaux blancs pour stimuler leur créativité.
Chaque entreprise aillant recours à l'aménagement en ABW est différent car il reprend les codes de l'entreprise et se base sur son activité. Néanmoins, il existe quelques principes de configuration qui restent les mêmes : salles de conférence pour les réunions de groupe, cabines téléphoniques pour les appels privés, canapés et salons pour la collaboration, salle créative et des espaces sociaux tels qu'une salle de jeux ou une salle à manger pour le réseautage et les moments de détente...
Le travail basé sur l'activité (ou Activity Based Working) est également basé sur le principe du flex office. Aucun collaborateur n'est figé à sa place. Les équipes marketing peuvent se retrouver dans les salles créatives pour brainstormer, se retrouver en open-space pour collaborer et décider d'aller dans une salle silencieuse pour se concentrer. Le travail basé sur l'activité n'est pas seulement une tendance, c'est une façon moderne de travailler et une réelle alternative aux inconvénients de l'open space.
Au moment d'aménager vos locaux et de les meubler, un professionnel de l'aménagement sera un précieux conseiller. N'hésitez pas à contacter Esko Design & Build pour discuter de votre projet.