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Créer les conditions d'une plus grande producticité au bureau

Dans une économie de plus en plus ouverte et à la compétition de plus en plus intense, l'engagement et la productivité des collaborateurs sont des leviers très importants pour la croissance des entreprises.

Contrairement à une idée reçue, la question de la rémunération n'est pas la seule à se poser pour conserver une équipe motivée, productive et épanouie. Relations avec le manager et les autres collaborateurs, sens du travail, rythme de travail ou encore l'aménagement de l'espace de travail et la qualité quotidienne qu'il procure sont des leviers tout aussi importants.

Dès lors, l'espace de travail apparaît comme un facteur clé de productivité et d'engagement des collaborateurs ; bien aménagé, bien pensé, les bureaux des entreprises peuvent fluidifier les communications, offrir du matériel confortable, proposer des espaces de repos, de restauration et de détente appréciés de tous ou contribuer au bien-être mental s'ils sont ensoleillés ou encore inspirants.

A travers cet article, nous allons nous intéresser à l'impact de l'espace de travail sur le quotidien des équipes et formuler des recommandations pour aménager les locaux de votre entreprise et la rendre la plus ergonomique possible.

Améliorer les performances en entreprise

Engagement et productivité des collaborateurs des entreprises

Même si cela peut vous sembler évident, nous débuterons par ce point précis : l'immense majorité des salariés confirment que l'aménagement de leur espace de travail a une incidence forte sur leur performance quotidienne. Parmi les facteurs clés de la qualité de vie au travail nous pouvons citer :

  • l'espace disponible pour chaque collaborateur,
  • la facilité de collaboration,
  • la possibilité de réaliser des échanges informels,
  • la création d'un sentiment d'appartenance à une équipe, à une communauté,
  • des équipements favorisant la performance.
  • L'engagement des collaborateurs est une notion plus difficile à mesurer et surtout plus difficile à maintenir élevée et constante car elle repose sur de très nombreux éléments. Toutefois, une constante émerge de toutes les enquêtes auprès des collaborateurs : si un collaborateur est satisfait de son espace de travail, il sera toujours plus engagé.

    Bon à savoir : environ la moitié des salariés assure être plus productive dans un espace fermé alors que l'autre moitié confirme être davantage efficace dans un environnement ouvert. Et si la meilleure solution en matière d'aménagement de vos bureaux était de ne pas choisir et d'offrir les deux ou des solutions hybrides (flex office, coworking) ?

    Accueillir des personnes à mobilité réduite

    Les bonnes pratiques d'aménagement des espaces de travail

    1. L'écoute de vos salariés est fondamentale

    Que ce soit au moment de la planification du déménagement des bureaux de votre entreprise ou bien à l'occasion d'un réaménagement interne, nous vous recommandons toujours la même étape préliminaire : la consultation de vos salariés.

    Cela tombe peut être sous le sens mais un collaborateur écouté sera un collaborateur impliqué et satisfait. Dès lors, sondez vos collaborateurs sur leur préférence ne présente que des avantages. Quelque soit le média utilisé (email, boîte à idées, réunion ou entretiens individuels), nous vous recommandons de construire vos questions autour des points suivants :

  • quel type d'espace vous permet de vous sentir le mieux ? Espace ouvert, espace fermé, hybride ?
  • Quel type de mobilier préférez-vous ? Bureaux individuels, table de réunions à partager ?
  • Quelle ambiance représente le plus les valeurs de l'entreprise ?
  • A quelle fréquence organisez-vous des réunions ou avez-vous besoin d'espaces de concentration ?
  • Quels équipements de loisir et de détente souhaiteriez-vous proposer ?
  • Cette liste est assurément non exhaustive et constitue seulement une trame de départ pour alimenter votre réflexion ; agrémentez là en pensant à votre organisation, vos objectifs et les retours d'expérience dont vous bénéficiez déjà.

    Bon à savoir : vos salariés vous seront reconnaissants d'avoir été écoutés, ils le seront davantage si vous leur communiquez le fruit de cette concertation.

    Développer le bien-être au bureau
    2. Veillez à offrir différents espaces de travail

    Avant de vous formuler des recommandations sur l'aménagement futur des bureaux de votre entreprise, deux éléments primordiaux doivent être considérés :

  • 50 % des salariés apprécient d'avoir un bureau fermé alors que 50 % se sent mieux dans un espace ouvert,
  • accentué par la crise de la COVID-19, le télétravail impacte fortement les modalités d'organisation des espaces de travail.
  • Ainsi, comme esquissé plus haut, plutôt que de figer dans le marbre un mode de travail, nous vous recommander de vous adapter aux nouvelles mode de travail en proposant différents espaces au sein des bureaux de votre entreprise :

  • des espaces individuels, isolés du bruit, pour les collaborateurs ayant besoin de calme et de concentration,
  • des espaces d'échange formels : réunions, rencontre avec des clients...
  • des espaces informels : détente, sociabilisation des équipes, rencontres d'autres collaborateurs.
  • Ce phénomène de fond des nouvelles manières de travailler a été considérablement accéléré par la pandémie mondiale et le recours généralisé et forcé au télétravail. L'évolution attendue par tous les cabinets d'étude est que l'entreprise doit proposer des bureaux à la carte.

    En permettant aux collaborateurs de choisir leur poste de travail en fonction de l'heure, d'une mission ou d'un besoin précis, leur engagement et leur productivité seront boostés tout en leur apportant de la satisfaction quotidienne.

    3. Apporter de la joie dans votre espace

    Si un salarié est heureux, il sera plus productif. Le bien-être est une donnée fondamentale et persistante du travail de qualité. Pour rendre vos collaborateurs heureux au sein des bureaux de votre entreprise, veillez à les concevoir comme un cadre de vie agréable. En effet, vos collaborateurs sont amenés à y penser la plus grande partie de leur semaine.

    Pour l'aménagement de votre espace, voici les trois ingrédients fondamentaux pour apporter de la joie :

    • de la lumière : une lumière naturelle ou de qualité réduit la fatigue oculaire, les troubles visuels et les maux de tête tout en favorisant la bonne humeur,
    • des plantes : leur fonction décorative est évidente, elles peuvent également absorber le bruit et purifier l'air. Les plantes semblent augmenter la productivité des employés, diminuer leur fatigue et réduire le niveau de stress global,
    • de la couleur : les données visuelles auxquelles sont exposés les collaborateurs les impactent directement : le blanc et le gris semblent favoriser le burn out, le rose diminue le stress et le rouge semble améliorer la productivité.

    4. La performance passe par le confort et les fonctionnalités

    Au-delà des considérations esthétiques, vos collaborateurs ont besoin d'équipements confortables, ergonomiques et performants. Leurs organismes vous remercieront et les risques de troubles musco-squelettiques s'en trouveront réduits. Un bureau avec des espaces mixtes y contribue fortement car vos collaborateurs seront amenés à souvent passer de la station assise à la station debout tout en changeant leur posture de travail. Des sièges modernes et confortables, des rangements adaptés à chaque usage assureront une bonne journée de travail à tous.

    Enfin, les équipements technologiques jouent un rôle clé dans la productivité des équipes comme une bonne connexion internet, des salles réservables en un clic, un planning de programmation de réunion intuitif et rapide... Qui n'a jamais été démotivé par des problèmes d'accès au réseau de l'entreprise ou un poste informatique nécessitant une intervention de la maintenance ?

    Travailler dans un espace dédié à la concentration

    Au moment de réfléchir à l'aménagement de vos bureaux, que ce soit en raison d'un déménagement ou d'une réorganisation de vos espaces travails, nous vous recommandons de vous souvenir qu'il n'y a pas de solution unique. La bonne solution sera adaptée à votre activité, à vos usages et apportera bien-être, sentiment d'appartenance et des outils performants à vos équipes.

    Pour tous vos projets, les experts d'Esko Design & Build sont à vos côtés et seront ravis de discuter avec vous pour vous accompagner. N'hésitez pas à nous contacter.