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Des bureaux flexibles pour les entreprises

La crise sanitaire liée à la Covid-19 a bousculé les quotidiens et le mode de travail. Plus qu'une tendance ou un projet à étudier pour les entreprises, la flexibilité au travail et le travail à distance sont devenus des problématiques centrales pour tous les acteurs de l'économie qui disposent de bureaux pour leurs collaborateurs et recevoir leurs clients.

Le point d'inflexion est à présent clairement défini ; il ne s'agit plus de savoir si ou quand mettre en place du télétravail et des bureaux flexibles mais de savoir comment le mettre en oeuvre le plus rapidement, le plus efficacement et le plus sûrement possible.

A travers de la lecture de cet article proposé par Esko Design & Build, nous étudierons la définition des bureaux flexibles, leur typologie, les avantages qu'ils présent et pourquoi les choisir peut être une opportunité.

Comment définir un bureau flexible ?

Relativement récent, le bureau flexible ou "flex office" désigne un lieu de travail qui offre au locataire une grande flexibilité dans la durée du bail, de la localisation géographique, de la superficie de l'espace du bureau et de services supplémentaires disponibles.

Dans ce cadre, l'entreprise contractante bénéficie d'un espace privatif ou partagé ("coworking") mis à disposition par l'opérateur par un contrat de prestations de services qui sera moins engageant dans la durée que la location d'un bureau classique sous le régime du bail classique dit 3/6/9.

Des bureaux flexibles et modernes

Quels sont les différents types de bureaux flexibles ?

En fonction de la taille de votre entreprise, de son activité professionnelle (réception de clients, besoin de salles de réunions, de lieux pour téléphoner...) et de son évolution, différents types de bureaux flexibles sont envisageables :

  • Espace de coworking flexible : il correspond à la location d'un bureau dédié dans un espace de cowokring en open-space. Vos collaborateurs auront alors le sentiment d'appartenir à une communauté d'entrepreneurs, de pouvoir échanger et développer leur réseau. Cependant, il n'est pas possible de laisser ses affaires pendant les absences et la concentration peut y être plus délicate car il s'agit d'un lieu de vie.
  • Espace de bureaux partagés : il s'agit d'une solution intermédiaire entre le coworking et le bureau privé ; ainsi, un bureau privé est loué et partagé avec d'autres entreprises permettant de réaliser des économies substantielles.
  • Bureau privatif : il correspond à la location d'un bureau privé tout équipé dans un centre d'affaires ou dans espace de coworking tout en bénéficiant des avantages des services proposés par le prestataire (salles de réunion, réception de clients, partenaires, secrétariat...).

Bureau flexible privatif

Quels sont les avantages des bureaux flexibles et pourquoi en choisir un ?

Dans la vie normale d'une entreprise, les besoins en espace de travail d'une entreprise évoluent fréquemment et ont besoin d'être anticipés. La crise sanitaire ajoute une part importante d'incertitudes dans la planification et les réponses organisationnelles doivent être apportés dans des délais extrêmement courts.

Avec la généralisation du télétravail et la révolution numérique qui permet de travailler partout en déplacement, les entreprises ont encore besoin de varier leurs engagements mais aussi d'adapter leurs coûts à la conjoncture.

1 : Un engagement sur mesure

La durée d'engagement d'un bureau flexible est variable en fonction de votre contrat et dans certains cas, le préavis est seulement d'un mois pour libérer votre espace. Vous êtes ainsi en mesure de répondre à l'évolution des exigences de votre activité :
  • Pouvoir adapter la superficie de ses bureaux au fur et à mesure du développement de l'entreprise
  • Obtenir une adresse professionnelle même momentanée.
  • Répondre aux problématiques liées la crise actuelle du COVID 19 en terme de télétravail
  • Répondre à un projet ponctuel en mobilisant les ressources nécessaires sur une période donnée.

2 : Un budget prévisionnel simple à prévoir

La majorité des offres de bureaux flexibles comprennent les charges liées à l'usage des locaux que ce soit en coworking ou dans un espace privatif. Loyer, ameublements, réception, usage des commodités informatiques, entretien, nettoyage sont inclus dans le coût du poste ou de l'espace privatif.

Les entreprises gagnent ainsi en efficacité car elles ne consacrent aucun temps productif à ces tâches et disposent d'une évaluation précise de leur frais de fonctionnement. Tous les éléments d'un bureau flexible, à savoir loyer, tarifs, ameublements, réception et assistance informatique, entretien du bâtiment et services de nettoyage, sont compris dans un prix mensuel fixe.

Enfin, vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin : de 10 postes de travail dans un bureau équipé privé pendant cinq jours par semaine à un bureau dans un espace de travail partagé à temps partiel, en passant par un accès à une salle de réunion lorsque vous en avez besoin.

3 : Une mise en oeuvre quasi immédiate au plus près de vos besoins

Les bureaux flexibles se louent dans le cadre d'un abonnement immédiatement disponible. Hormis certains cas spécifiques, il est fréquemment possible d'y emménager immédiatement, le jour de la signature du contrat.

Que vous ayez besoin d'un espace de bureau totalement meublé, précâblé, doté de réceptionnistes, ou simplement d'une adresse prestigieuse et d'un numéro de téléphone pour vos clients, un bureau flexible comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.

Bureau flexible coworking

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