Au sein des immeubles de bureaux, l'innovation numérique transforme les modes de travail. Cette transformation des usages et comportements se trouve confortée et accélérée par la crise sanitaire liée à la COVID-19.
Aujourd'hui, le poste de travail individuel semble vivre ses dernières heures, remplacé par des environnements se voulant plus agiles : le bureau flexible (le collaborateur n'a pas de place fixe) ou bien le bureau dynamique au sein duquel les espaces seront aménagés et occupés en fonction des projets et des tâches.
Dans un environnement où la pression immobilière est de plus en plus forte, où le taux d'occupation des bureaux se réduit d'année en année (déplacements, télétravail, réunions...), des nouvelles formes de travail émergent régulièrement. Une forme spécifique séduit aujourd'hui de plus en plus d'entreprises : la NWoW (new ways of working). La promesse des NWOW est simple : maîtrise des charges et gains de place par la transformation des usages et des modes de travail.
A la lecture de cet article, cette version la plus aboutie de l'aménagement des espaces de travail, basée sur la flexibilité de l'organisation et les outils numériques n'aura plus de secret pour vous.
Le premier apport des NWoW est d'abord organisationnel en étant presque philosophique ; les NWoW sont constituées avec l'humain au centre de toute leur organisation pour favoriser collaboration, créativité, confiance, responsabilité, autonomie et agilité.
En tournant le dos aux bureaux formés et en intégrant les nombreux espaces partagés disponibles, les échanges sont plus nombreux, moins planifiés et plus stimulants. Collaborateurs, dirigeants ou encore clients en visite accèdent plus facilement les uns aux autres. Rencontres et déplacements favorisent la construction de nouveaux liens.
Pour atteindre vos objectifs, améliorer l'attractivité de vos bureaux et offrir à vos collaborateurs un environnement de travail épanouissant, deux directions doivent être suivies en parallèle.
1 : l'aménagement des espaces de travail
Idéalement, vos bureaux professionnels seront pluriels et adaptés aux différents moments, aux différentes activités de chaque journée ; l'aménagement (ou le réaménagement) de vos bureaux doit proposer des espaces ouverts, des workcafés, des salles de réunions modulables et parfaitement équipées, des phone box ou encore des espaces de détente ou d'isolement. Cet aménagement vise à permettre à chaque collaborateur de choisir son poste de travail en fonction de l'activité qu'il doit accomplir : workshop, prospection, rencontre avec des clients ou encore tâches administratives ou de production.
2 : Accompagner les équipes dans l'adoption des changements
Les NWoW cassent les habitudes, certaines d'entre elles étant même bien ancrées. Ainsi, il peut être difficile pour un collaborateur de voir son poste de travail fixe, ses habitudes et repères disparaître.
Dès lors, ces derniers doivent être accompagnés pour les amener à adhérer grâce à la compréhension des enjeux de votre entreprise et les bénéfices personnels et professionnels qu'ils obtiendront très prochainement.
Le second axe d'adaptation réside dans la gestion des relations hiérarchiques. En effet, les postes fixes sont souvent reliés à l'organisation de l'entreprise et les échanges non programmés ou codifiés plus rares. Cette nouvelle organisation plus "horizontale" doit se préparer pour ne pas bouleverser trop profondément les codes hiérarchiques.
Les évolutions technologiques sont les fondations des NWoW. En leur absence, ces NWoW perdent tout leur intérêt car ils ne seraient pas en mesure d'être aussi agiles et adaptables.
Ainsi, Wifi, 4G et ordinateurs portables en remplacement des postes fixes reliés au réseau par câble permettent à tous les collaborateurs d'être mobiles pour respecter l'esprit des NWoW.
Pour assurer cette mobilité et la flexibilité de votre entreprise, celle-ci doit viser à la disparition des documents papier et atteindre un taux de digitalisation de 100%.
Pour permettre à vos collaborateurs de planifier leur journée ou leur semaine, des applications de géolocalisation indoor permettent tant de retrouver des personnes, de consulter la liste des espaces insonorisés disponibles ou encore de réserver une salle de réunion en un clic.
Enfin, grâce à l'utilisation de capteurs, vous serez en mesure de connaître avec précision les taux d'occupation du site, vous permettant d'optimiser les espaces. Ces capteurs gèrent aussi température, qualité de l'air et ventilation pour assurer confort et bien-être à vos collaborateurs.
Si vous avez besoin d'accompagnement au moment d'aménager vos bureaux, au moment de repenser les locaux de votre entreprise, Esko Design & Build vous accompagne à chacune des étapes.